Правила обработки персональных данных в Администрации Олхинского сельского поселения, устанавливающие процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных, а также определяющие для каждой цели обработки персональных данных содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований
1. Настоящие Правила обработки персональных данных в Администрации Олхинского сельского поселения (далее – Администрация), устанавливающие процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных, а также определяющие для каждой цели обработки персональных данных содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований разработаны в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Федеральный закон №152-ФЗ), постановлением Правительства Российской Федерации от 21.03.2012 № 211 «Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных» и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами», иными нормативными правовыми актами (далее - Правила).
2. Настоящие Правила устанавливают единый порядок действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными в Администрации, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных субъектов, персональные данные которых обрабатываются в Администрации.
3. Целью настоящих Правил является обеспечение защиты прав и свобод при обработке персональных данных сотрудников в Администрации, а также граждан, обратившихся в Администрацию (далее - субъект персональных данных), установление ответственных должностных лиц Администрации, имеющих доступ к персональным данным, ответственности за невыполнение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных.
4. В настоящих Правилах используются основные понятия, установленные статьей 3 Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных».
5. Ответственные должностные лица Администрации, должности которых предусматривают осуществление обработки персональных данных либо осуществление доступа к персональным данным (далее - ответственные лица Администрации), определяются правовым актом Администрации и в обязательном порядке под роспись знакомятся с правовым актом Администрации, утверждающим перечень мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом № 152-ФЗ и принятыми в соответствии с ним правовыми актами Администрации, подписывают обязательство о неразглашении персональных данных по форме, прилагаемой к настоящим Правилам, а также обязательство в случае расторжения трудового договора прекратить обработку персональных данных, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей по форме, установленной правовым актом Администрации.
6. Обработка персональных данных в Администрации осуществляется на основе принципов, установленных статьей 5 Федерального закона № 152-ФЗ.
7. Обработка персональных данных субъекта персональных данных осуществляется после:
1) получения письменного согласия субъекта персональных данных или его представителя на обработку персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 статьи 6 Федерального закона № 152-ФЗ. Равнозначным содержащему собственноручную подпись субъекта персональных данных согласию в письменной форме на бумажном носителе признается согласие в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в установленном законодательством порядке;
2) направления до начала обработки персональных данных уведомления в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных о своем намерении осуществлять обработку персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 статьи 22 Федерального закона № 152-ФЗ;
3) принятия необходимых мер по обеспечению безопасности персональных данных.
8. При обработке персональных данных ответственные лица Администрации обязаны соблюдать следующие требования:
1) обработка персональных данных осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, содействия в трудоустройстве, обучении и должностном росте, обеспечения личной безопасности сотрудников Администрации и членов их семей, а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего им имущества и имущества Администрации;
2) персональные данные следует получать лично у субъекта персональных данных, в случае возникновения необходимости получения персональных данных у третьей стороны следует известить об этом субъекта персональных данных заранее, получить его письменное согласие и сообщить о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;
3) запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу субъекта персональных данных не установленные Федеральным законом от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации», Федеральным законом №152-ФЗ персональные данные об их политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;
4) при принятии решений, затрагивающих интересы субъекта персональных данных, запрещается основываться на персональных данных, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей;
5) защита персональных данных от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств бюджета Шелеховского района в порядке, установленном Федеральным законом № 152-ФЗ и иными нормативными правовыми актами;
6) передача персональных данных третьей стороне не допускается без письменного согласия сотрудников Администрации, за исключением случаев, установленных федеральным законодательством.
9. При передаче персональных данных ответственные лица Администрации обязаны соблюдать следующие требования:
1) не сообщать персональные данные субъекта персональных данных без его письменного согласия для использования их в коммерческих целях;
2) предупреждать лиц, получающих персональные данные субъекта персональных данных, о том, что эти данные должны использоваться только в целях, для которых они сообщены;
3) передавать персональные данные субъекта персональных данных его представителю в порядке, установленном федеральными законами, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными субъекта персональных данных, которые необходимы для выполнения представителем его функций.
10. Передача персональных данных от Администрации иному оператору персональных данных допускается в минимальных объемах в целях выполнения задач, соответствующих объективной причине сбора этих данных, и только после заключения с этим оператором договора о соблюдении конфиденциальности.
11. Не допускается отвечать на вопросы, связанные с передачей персональных данных по телефону или факсу.
12. Персональные данные и иные сведения, содержащиеся в личных делах сотрудников Администрации, относятся к сведениям конфиденциального характера (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации), а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну.
13. Ответственные лица Администрации при обработке персональных данных с использованием информационных систем обязаны:
1) принимать меры, исключающие несанкционированный доступ к используемым программно-техническим средствам;
2) вести учет электронных носителей информации (включая резервные и архивные копии), осуществлять хранение документов, содержащих персональные данные, и электронных носителей информации в металлических шкафах или сейфах;
3) производить запись персональных данных (отдельных файлов, баз данных) на электронные носители только в случаях, регламентированных порядком работы с данными сведениями;
4) соблюдать установленный порядок и правила доступа в информационные системы, не допускать передачу персональных кодов и паролей;
5) принимать все необходимые меры к надежной сохранности кодов и паролей доступа к информационным системам;
6) работать с информационными системами в объеме своих полномочий, не допускать их превышения;
7) обладать навыками работы с антивирусными программами в объеме, необходимом для выполнения функциональных обязанностей и требований по защите информации.
14. При работе на персональном компьютере, в том числе для доступа к информационным системам, запрещается:
1) записывать значения кодов и паролей доступа;
2) передавать коды и пароли доступа другим лицам;
3) пользоваться в работе чужими кодами и паролями доступа;
4) производить подбор кодов и паролей доступа других пользователей;
5) записывать на электронные носители с персональными данными посторонние программы и данные;
6) копировать данные на неучтенные электронные носители информации;
7) покидать рабочее место с включенным персональным компьютером без применения аппаратных или программных средств, блокирования доступа к персональному компьютеру;
8) приносить, самостоятельно устанавливать и эксплуатировать на технических средствах любые программные продукты, не принятые к эксплуатации;
9) открывать, разбирать, ремонтировать технические средства, вносить изменения в конструкцию, подключать нештатные блоки и устройства;
10) передавать технические средства для ремонта и обслуживания сторонним организациям без извлечения носителей, содержащих персональные данные.
15. Обработка персональных данных субъекта в информационных системах Администрации с использованием средств автоматизации осуществляется в порядке, установленном постановлением Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных».
16. Защита персональных данных обеспечивается мерами, включающими в себя охрану помещения, в котором ведется обработка персональных данных, содержащихся в личных делах, а также в электронном виде в информационных системах, контроль за соблюдением установленных требований, обеспечение режима безопасности, обеспечение сохранности носителей персональных данных и средств их защиты, исключение несанкционированного проникновения или пребывания посторонних лиц, контроль за эффективностью предусмотренных мер защиты.
17. В случаях, предусмотренных Федеральным законом №152-ФЗ, персональные данные подлежат уничтожению на основании акта, подписываемого Главой Администрации и сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства.
18. Администрация при обработке персональных данных в информационных системах персональных данных обеспечивает:
1) проведение мероприятий, направленных на предотвращение несанкционированного доступа к персональным данным и (или) передачи их лицам, не имеющим права доступа к такой информации;
2) своевременное обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным;
3) недопущение воздействия на технические средства автоматизированной обработки персональных данных, в результате которых нарушается их функционирование;
4) возможность незамедлительного восстановления персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;
5) постоянный контроль за обеспечением уровня защищенности персональных данных.
19. Не допускается обработка персональных данных в информационных системах персональных данных с использованием средств автоматизации при отсутствии:
1) настроенных средств защиты от несанкционированного доступа, средств антивирусной защиты, резервного копирования информации и других программных и технических средств, в соответствии с требованиями безопасности информации;
2) охраны в помещении Администрации, предназначенные для обработки персональных данных.
20. Обработка и защита персональных данных в информационных системах персональных данных Администрации без использования средств автоматизации (далее - неавтоматизированная обработка персональных данных) осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации».
21. Неавтоматизированная обработка персональных данных осуществляется на бумажных носителях в виде документов и в электронном виде (файлы, базы данных) на электронных носителях информации.
22. При неавтоматизированной обработке персональных данных:
1) не допускается фиксация на одном бумажном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы;
2) персональные данные обособляются от иной информации, в частности, путем фиксации их на отдельных бумажных носителях, в специальных разделах или на полях форм (бланков);
3) документы, содержащие персональные данные, формируются в дела в зависимости от цели обработки персональных данных;
4) дела с документами, содержащими персональные данные, имеют внутренние описи документов с указанием цели обработки и категории персональных данных.
23. Неавтоматизированная обработка персональных данных в электронном виде осуществляется на внешних электронных носителях информации.
24. Хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки, со сроком хранения.
25. Личные дела сотрудников Администрации хранятся в специальном металлическом шкафу (сейфе).
26. Личные дела уволенных сотрудников Администрации хранятся в Администрации в течение 10 лет со дня увольнения, после чего передаются на хранение в муниципальный архив.
27. Должностные лица Администрации, виновные в нарушении норм и требований действующего законодательства, регулирующих обработку и защиту персональных данных, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Постановление от 05.04.2016 года № 148/16 «Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей по работе с персональными данными». Скачать (формат - .pdf)
